Role w zarządzie
Zarząd to zgrany zespół aktywnych i zaangażowanych członków klubu którzy dbają, o jego nieustanny rozwój i poprawne funkcjonowanie. Zarząd wybierany jest na okres kadencji trwający rok.
Prezes klubu
Głowa klubu odpowiada za całokształt i wyznacza kierunek, w którym podążamy. Odpowiada za wyznaczenie celów głównych, koordynuje działania zarządu i dba o to, aby wszyscy członkowie mieli zapewnione komfortowe warunki do rozwoju. To on zwołuje i przewodniczy spotkaniom zarządu. Szuka liderów oraz doprowadza do przeprowadzenia wyborów nowego zarządu w odpowiednim terminie. Utrzymuje relacje z Dystryktem, Toastmasters International oraz innym klubami.
Wiceprezes ds. edukacji
Osoba odpowiedzialna za edukację członków klubu. Jego najważniejsze zadania to:
- Wsparcie przy planowaniu spotkań,
- Zapoznawanie nowych członków z klubem, materiałami edukacyjnymi i zasadami organizacji,
- Zachęcanie nowych członków do czynnego uczestnictwa w spotkaniach,
- Sugerowanie Mentora nowym członkom i dbanie o Mentoring w klubie.
Wiceprezes ds. członkostwa
Odpowiedzialny za budowanie i utrzymanie członkostwa w klubie. Wiceprezes ds. członkostwa jest często pierwszym punktem kontaktu dla nowych osób, które rozważają przystąpienie do klubu. Jego zadania to przede wszystkim:
- Rekrutacja nowych członków,
- Witanie i zadbanie o gości pojawiających się na spotkaniu aby czuli się mile widziani oraz wyjaśnianie idei Toastmasters i programu edukacyjnego nowoprzybyłym,
- Utrzymywanie z gośćmi kontaktu po spotkaniu,
- Wyjaśnianie gościom i nowym członkom zasad członkostwa w klubie. Pomoc dla gości, którzy wyrazili chęć przystąpienia do klubu w wypełnieniu wszystkich formalności,
- Współpraca z Prezesem, Wiceprezesem ds. Edukacji celem zapewnienia, że każdy członek jest formalnie przedstawiony i wprowadzony na pierwszym spotkaniu,
- Pomoc nowym członkom w zapoznaniu się z grupą.
Wiceprezes ds. public relations
Wiceprezes odpowiedzialny za kreowanie wizerunku i budowanie silnej marki klubu w mediach społecznościowych, wydarzeniach i spotkaniach. Odpowiedzialny jest za:
- Propagowanie idei Toastmasters,
- Przygotowywanie not prasowych i newslettera, oraz materiałów promocyjnych (ulotki, wizytówki, klipy video)
- Publikacja materiałów promocyjnych,
- Czuwanie nad właściwym korzystaniem z marki Toastmasters,
- Zarządzanie klubową witryną www (w tym publikacje podsumowań z kolejnych spotkań) oraz portalami społecznościowymi (YouTube, Facebook),
- Kontakt z lokalnymi mediami, organizacja wywiadów,
- Pomoc w organizacji wydarzeń klubowych (konkursów, szkoleń, okazjonalnych przyjęć),
- Utrzymywanie kontaktu z innymi klubami i udzielanie się na ogólnopolskiej scenie TM.
Sekretarz
Rola sekretarza to idealna możliwość poznania, jak funkcjonuje klub. Jest to rola wspierająca zarząd, a pełnienie tej funkcji jest dobrym przygotowaniem do objęcia kolejnych, bardziej wymagających ról w zarządzie. Do zadań sekretarza należy:
- Przesyłanie składu nowo wybranego zarządu do Toastmasters International,
- Przesyłanie zmian w składzie zarządu do Toastmasters International,
- Opieka nad klubowymi dokumentami,
- Sporządzanie notatek ze spotkań zarządu,
- Obsługa korespondencji klubowej,
- Uczestniczenie w szkoleniach przeznaczonych dla członków zarządu,
- Wspieranie pozostałych członków zarządu.
Skarbnik
Osoba odpowiedzialna za prowadzenie finansów klubu. W skład jej obowiązków wchodzi opieka nad klubowym kontem, organizowanie zbierania składek członkowskich 2 razy do roku oraz każdorazowo w momencie przystąpienia nowych członków, a następnie przekazywanie składek do Toastmasters International. Po uzgodnieniu z innymi członkami Zarządu dokonuje wydatków pieniędzy klubu na różne okazje typu urodziny, spotkania świąteczne i tym podobne.